タスク管理という言葉はよく耳にしますが、タスク管理をあまり意識せずに業務を行っている方もいます。そのような方は知らず知らずのうちに業務の効率や質を落としてしまっている可能性があります。今回はそもそもタスクとは何か、タスク管理を行うことでどのようなメリットがあるのかをご紹介します。
タスクとは
タスクは「作業」「課題」等の意味があり、遂行すべき仕事や作業のことを指します。似たような言葉にプロジェクトというものがあります。プロジェクトは何らかの目標を達成するための計画を表します。つまり、タスクはプロジェクトを遂行するためにやるべき業務のことで、プロジェクトを細分化していくとタスクにたどり着きます。
例えば、現在行っている施策の進捗を確認するする会議を行う場合、「会議で進捗を確認する」がプロジェクトになり、それによって発生する「開催日時・場所を決める」「参加者を決める」「当日の流れを決める」「行なっている施策の関連データを集める」「スライドを作成する」などがタスクになります。
タスク管理を行うメリット
タスク管理を行うことで以下の2つのメリットがあります。
- タスクを漏れなくこなすことができるようになる
- やるべきタスクから手を付けられるようになる
タスクを漏れなくこなせるようになる
タスクは1つのプロジェクトに対して複数個ある場合が多く、全てを頭の中だけで把握するのは難しいです。そこでメモ帳やパソコンのメモ機能、タスク管理ツールなどを用いてタスクを管理していく必要があります。これらの管理方法は、ただタスクを忘れないようにするだけでなく、書き出すことで考えられていなかったタスクを発見できる可能性があります。
やるべきタスクから手を付けられるようになる
タスク管理をしなかった場合に陥りやすいのが、消化しやすいタスクから先に手を付けてしまい、優先度の高いタスクに手を付けられていないという状態です。
優先度の高いタスクの例は、他者の意思決定や連絡を伴うタスクなどがあります。連絡や確認が必要なタスクを後回しにした結果、プロジェクト終盤でチームのメンバーに迷惑を掛けてしまう恐れがあります。重要度の高いタスクに時間をかけられなかったことが原因で、プロジェクトの質にも影響します。タスク管理をすれば優先順位がわかるので、そのような失敗を防げます。
タスク管理方法
1.プロジェクトに対するタスクを書き出す
まずはプロジェクトに対してタスクを全て書き出していきます。本当に必要なのかどうかといったことは後の工程で考えるのでまずは考えられるもの、本当に必要かわからないものでもすべてを書き出していきます。
2.タスクをグループごとに分ける
時系列や関連性などのグループごとに分けることで、不要なタスクや、1のプロセスでは思いつかなかった必要なタスクを洗い出すことができます。
3.タスクの優先順位をつける
最後にタスクに優先順位をつけていきます。プロジェクトによって優先度の付け方は異なりますが、基本的には他者とのコミュニケーションが必要なタスク、締切が近いタスク、消化しないと他のタスクを行えないタスクなどが優先になります。
まとめ
今回は「タスク管理の必要性と方法」についてご紹介しました。業務の効率や質はタスク管理の仕方によって変化します。今回紹介したタスク管理方法の流れとコツを抑えて、プロジェクトを円滑に進めましょう。
