働き方改革が叫ばれてリモートワークや在宅勤務も普及しつつある現代のビジネスでは、PCやスマホ経由でコミュニケーションを取れるツールが欠かせないものになっています。弊社サイトエンジンでは、これらのツールを活用しながら、在宅勤務や、クライアントとの効率的なミーティングなどを実現しています。実際にサイトエンジンでも使っているツールを紹介します。
情報伝達を円滑にするチャットツール
ビジネス上のコミュニケーションをチャットツールを使って行うことが一般的になってきました。チャットツールはテーマごとにグループを作り、PCやスマートフォンを使ってリアルタイムに情報をやりとりする仕組みです。後で紹介するSlackやChatworkがこれらにあたります。 個人間のコミュニケーションツールとして日本人の半分以上が利用していると言われるLINEをもチャットツールの一つですが、ビジネス向けのツールにはタスク管理機能やグループミーティングの機能、ファイルの送受信や操作画面の共有など、オフィス利用で便利に使える機能がそろっています。
チャットツールの良さは素早くコミュニケーションが取れること、一括で情報を管理できること、会話の記録を簡単に残せることが挙げられます。チャットに打ち込む文章は電子メールに比べて簡単な文面で済むので、コミュニケーションのスピードが上がりますし、一人の発言を全体に伝えることも簡単にできます。声でやりとりする電話と異なり、チャットならカジュアルな感覚であいさつや前置きを省略しやすいのも気軽なコミュニケーションに役立ちます。
リアルタイムで一度に複数の相手とやり取りできるのもチャットの特徴です。他部署の担当者と相談したいときでも会議室で打ち合わせをするような感覚で意思の疎通を図ることができます。
また、発言内容が記録に残るので、改めて内容を確認したり、プロジェクトに新しく加わったメンバーに申し送りを行うなどグループ内で資料や情報を共有する場合にも便利で、円滑な業務の進行に大いに役立てることができます。
ビデオ会議を行うことができるツール
Webを使ったインターネット会議もミーティングの1つの方法として広まり始めています。Chatworkのようなチャットツールに機能として備わっている場合もあれば、zoomのように、ビデオ会議をメインとしたコミュニケーションツールもあります。操作画面の共有なども可能で、ミーティングにおける資料も同じ画面を見ながら行うことができます。
今までの訪問によるミーティングでは移動時間のロスがありましたが、Webミーティングであれば場所を選ばず会議に参加することができます。
また、大人数であれば会議の場所の手配にも手間がかかりますが、Webミーティングであればその必要はありません。遠隔地で働くスタッフも会議に参加できるため、効率よく業務を進めることができます。
サイトエンジンでは基本のミーティングをWebミーティングとしています。海外拠点のスタッフ、北海道、大阪など遠距離のスタッフもリアルタイムに会議に参加し、意見を出し合います。
すぐに始めてすぐに終われるため、議題があればすぐにミーティングを設定し、意思決定の速度を速めています。年に数度の顔合わせをしますが、短時間で設定し、どこからでも参加できるミーティングを行うことで、問題の先送りを避けることもできています。
ツールを選ぶ重要なポイント
ツールを選ぶときの重要なポイントは使いやすさとセキュリティー面です。社員などスタッフにとって使いやすいツールかどうかは意外に大きな問題で、新しく導入したツールが使いづらいと業務に支障が出たり、利用が定着しない場合があります。
分かりやすいインターフェースが採用されているもの、感覚的に使える工夫がされているもの、既存のツールと使い方が似ているものなど使いやすいツールを選びましょう。
また、ビジネスで使う以上は情報の漏洩を防ぐためのセキュリティー対策がしっかりしているツールを選ぶのが鉄則です。情報の外部漏洩やウィルス感染を防ぐため有効なのが利用IPアドレスやデバイスを認証制にするアクセス制限機能や、SSLなどによるデータの暗号化です。
また、万一の場合に備えてログをエクスポートできる機能は必要です。PCなどハードウェアの故障でチャットのログが失われることもありますし、担当者の異動や退職で情報が引き継がれないこともあります。大事な情報を失わないためには、チャットのログを定期的にエクスポートして管理することも必要です。
実際に弊社が使用しているツールはコレ！
サイトエンジンではChatworkとSlackを主に使っていますが、案件に合わせさまざまなツールを活用しています。
Chatwork(チャットワーク)
2011年に国内で開発されたツールで、分かりやすい設計が魅力の定番チャットツールです。グループチャット、ダイレクトメッセージ機能、ビデオ通話機能に加えてタスク管理機能があるのが特徴です。サポートもすべて日本語対応で安心です。
無料プランでは音声、ビデオ会話とも1対1のみに限定されますが、有料プランでは音声通話、ビデオ通話とも最大14人と会話できます。
利用している企業も多く、サイトエンジンでもクライアントとプロジェクトごとにグループをつくり情報のやり取りをしています。ファイルの受け渡しや情報共有も迅速に行えるので大変便利です。
Slack（スラック)
米国発のチャットツールで、日本語版は2017年にリリースされました。グループチャット、音声通話、ビデオ通話など基本的な機能がそろっています。
また「対応可能」「離席中」などステータス表示があります。連携できるツールが多いのも魅力です。
プログラミング言語のソースコードをそのまま送信できる機能があり、プログラミング、開発業務が多い場合に向いています。無料プランでは音声通話とビデオ通話は1対1のみで、小規模企業向け有料プランでは音声通話、ビデオ通話とも最大15人と会話できます。
Chatworkに続いてよくクライアントにリクエストされるコミュニケーションツールがSlackです。１つのグループの中でも、特定の発言に対してスレッドをつけられるため、いくつもの作業が同時進行するようなプロジェクトや、複数の人が発言をするようなシーンでも情報がばらけずに済みます。
クライアントごとにそれぞれワークスペースを作らなくてはいけなくなり、複数を横断して確認する手間が発生します。ワークスペースの数が多くなってくると、ログを追うのが大変になってきます。
Skype（スカイプ）
無料のインターネット通話サービスの先駆けとして有名で、2011年にマイクロソフトの傘下になっています。音声通話、ビデオ通話、インスタントメッセージが使えます。無料プランでは最大25人まで、有料版は最大250人と音声通話が可能です。最大1万人にライブ配信することができるので、大規模なWebセミナーを開催したい場合にも使えます。既にOffice365を導入している場合には追加費用なく導入できます。
サイトエンジンでは海外のクライアントとの会話や、グループミーティングに使うことがよくあります。歴史が古いだけあって、一度は利用したことがある、という方も多く、ツール選定に迷ったときは「とりあえずSkypeで」となります。通常の電話回線とのやり取りもできるので便利です。
音声の品質や安定性は後ほど紹介するZoomのほうが良いので、社内での会議はZoomを利用しています。
Facebook Messenger（メッセンジャー）
SNSでおなじみのFacebookのメッセージ機能として2011年にリリースされたのが始まりです。グループチャット、音声通話、インスタントメッセージなどが使え「いいね！」などのリアクション機能も充実しています。他のアプリとの連携も豊富で、Facebookをビジネスで利用している場合には便利なツールです。基本的に無料で使えます。 個人間のメッセージで使うことが多く、サイトエンジンではライターの方やインフルエンサーの方とのやり取りに使うことが多いです。フェイスブックと連動しているため、Facebookでコンタクトを持った方にはMessengerで連絡を取るとスムーズにコンタクトが取れます。
Zoom（ズーム）
2011年に登場したサービスです。アカウント登録が不要で、管理者から送られるURLをクリックすればオンライン会議に参加できます。無料アカウントでも最大100人まで同時接続に招待可能です。Skypeに比べて接続が安定しているのは魅力で、画面共有機能もありますが、グループ利用では最大接続時間が40分と短いので、その都度、接続し直す必要があります。
有料版のプランでは最大200人の会議が可能で、オプションで接続可能人数を増やすことができます。リアルタイムのWeb会議サービスに特化して使いたい場合に便利なツールです。
サイトエンジンは会議ではもっぱらZoomを使っています。それぐらい使い勝手の良いツールです。画面共有の際の解像度も高く、様々な資料を共有しながらミーティングができます。海外とのやり取りでも安定した音声で通話ができています。
コミュニケーションツールは実際に使って初めて、その便利さを実感することができます。ほとんどのツールがテスト的に使えるプランを用意しています。ぜひオフィスに導入して優れた機能を体感してみましょう。各ツールによってそれぞれ特徴があります、使いたい内容や機能を比較した上で、あなたのビジネスに最適なツールを選んでみて下さい。
