記事を制作するのに、外部のライターさんへ依頼するケースは少なくありません。しかし、最近社内の記事制作ディレクション担当になったばかりの方や、社内での制作を外注での制作に切り替えることになり、初めてライターさんへ発注するという方は、どのようにお願いすればよいのか悩んでしまうかもしれません。
ライターさんへスムーズに発注するためには、知っておいた方がよいコツがあります。今回は、そのうち役に立つ方法をいくつか取り上げてご紹介します。

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発注内容は文章化する

依頼する内容を文章化するのは、発注するときの基本です。それをせず、電話や打ち合わせの場における口頭の発注で済ませてしまうと、情報の抜けや矛盾などが発生して、作業がうまく進まないリスクがあります。

また、文章化することで、自分とライターさんで同じ情報を共有することができるメリットがあります。このことにより、質問や確認すべき点が出たとき、どの部分について話しているのか、お互いにスムーズに理解しやすくなります。

近年はメールやチャット、クラウドソーシングサイトのメッセージなど、文章で連絡を取り合うケースが多いです。そのため、自然と発注内容も文章化が必要になるかもしれません。しかし、たとえ電話や対面で頻繁にやりとりするライターさんに発注する場合でも、その内容は文章にして伝えるのがよいでしょう。

質問や確認にはできる限りはやく対応する

発注時に内容を分かりやすく伝えたつもりでも、ライターさんから質問や確認をされることがあります。そのときは、できる限り早く対応するのがコツです。質問や確認を放置しているとライターさんの作業が止まってしまい、特に短納期の案件では大きな影響が出るからです。

しかし、別件で自分の手がなかなか空かない場合や、複数のライターさんに発注している場合、対応ができる時間が限られることもあるでしょう。そのような状況を想定して、自分以外に対応ができる担当者を置いたり、社内での情報共有ができる場を作ったりと、事前に体制を整えておくことも、スムーズに案件を進めるポイントです。

執筆テーマの知識がある人に依頼する

複数のライターさんを抱えていると、案件ごとに適した人を選ぶことになります。

選び方はいろいろありますが、ある程度専門性を要するテーマで記事を制作するのであれば、知識のあるライターさんに発注するのがコツです。コンテンツの品質を高められるのも理由のひとつですが、知識のあるライターさんなら、発注内容、特にテーマに関する確認が少なく済むと考えられるからです。例えば、発注内容に専門的な用語が出てきたとき、その意味を問うような基本的な確認を省くことができます。

コンテンツのターゲットや目的を伝える

ライティングする記事には、それぞれターゲットや目的があります。ライターさんに発注するときは、それらを伝えるのがコツです。文章のニュアンスや方向性を気にするライターさんにとって、ターゲットや目的は重要な情報です。そのため、最初から伝えていないと、結局質問や確認をされることになり、コミュニケーションコストを増やす結果となります。仮に質問や確認がされなくても、今度は記事のニュアンスや方向性がこちらの期待とずれてしまい、最悪社内での修正や、差し戻しが必要になる可能性もあります。

そのような事態を避けるためには、ターゲットや目的を基本情報として伝えておくのがよいです。情報の例としては、どのような人を読者として想定しているか、また読者にどのようなアクションをとってほしいかなどが挙げられます。

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レギュレーションを分かりやすく具体的にする

ライティングのレギュレーションは、コンテンツを左右する重要な要素です。記事によって内容は異なりますが、発注するときのコツとしては、このレギュレーションをなるべくわかりやすく、具体的にします。その目的は、これまでご紹介したコツと同様、コミュニケーションコストの削減と、コンテンツ品質のコントロールです。

記事によっては、かなり複雑なレギュレーションを要することもあるでしょう。その場合、冗長な文章で伝えようとすると、ライターさんが一度で理解できず、混乱させるもとになり、確認のやりとりが増えます。一方、情報が漠然としすぎていると、こちらもライターさんからの確認が多くなったり、コンテンツ品質が期待通りにならなくなったりします。

複雑なレギュレーションは、情報を整理して分かりやすくしつつ、文章の例を用いるなどして具体的に伝えるようにするのがポイントです。

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スケジュール・納期を明確にする

記事の制作では、ライティングが終わった後に社内での確認や校正があり、エンドクライアントが別にいる場合はそこでの最終確認も入ります。そのため、ライティングのスケジュール・納期の管理が重要です。

ライターさんに、スケジュール・納期通りの作業をしてもらうために、発注するときにその情報を明確に伝えます。その際、可能であれば案件全体のスケジュールも伝えておくのがコツです。ライターさんに全体のスケジュールを意識してもらい、簡単に納期を落とすのを防ぐためです。

あるいは、設定するスケジュール・納期を少し厳しめにするのもひとつの手段です。そうすることで、ライターさんから納期の調整交渉があったときに対応しやすくします。

報酬・支払方法・入金日を明確にする

ライターさんは仕事としてライティングをおこなっているので、報酬・支払方法・入金日は特に重要な事項です。意図的ではなくても、これらの情報を明確にせず案件の相談をしていると、発注手前でその条件が合わず、再度ライターさんの探し直しという結果にもなりかねません。

時間や労力を無駄にせずスムーズに発注まで至るために、報酬金額はいくらなのか、銀行振込なのか他の支払方法なのか、いつ入金されるのかなどは明確に伝えるのがコツです。特に報酬については、提示した金額が文字単価なのか記事単価なのかはもちろん、振込手数料の負担者などもはっきりとさせておいた方が、後のトラブルを防ぐ意味でもよいでしょう。

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まとめ

ライターさんの選び方や情報の伝え方など、発注するときに意識したいことはいくつかありますが、多くに共通するのは、「いかに余計な時間や手間を減らすか」という観点です。想定されるやりとりや、起こり得る問題を予測して、それらに早く対応・解決できるよう、事前に対策をおこなうことが、ライターさんにお願いするにあたって重要なことです。

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